Die E-Rechnung kommt.

Eine Neuregelung des Steuergesetztes sieht vor, dass elektronische Rechnungen auch für die Umsatzsteuer anerkannt werden. Allerdings bleiben Tücken - so muss etwa die Archivierung für zehn Jahre sichergestellt sein.

Viele Privatkunden erhalten ihre Strom- oder Telefonrechnung mittlerweile per E-Mail. Unternehmen jedoch, die den Vorsteuerabzug geltend machen wollen, konnten bislang nicht ohne weiteres elektronische Rechnungen verwenden. Das ändert sich nun, denn zum Juli tritt eine Neuregelung im Umsatzsteuergesetz in Kraft: Die elektronische Rechnung wird der Papierrechnung gleichgestellt. Die Bundesregierung will damit Bürokratiekosten der Wirtschaft in Höhe von rund vier Milliarden Euro abbauen. „Insbesondere für mittelständische Unternehmen ist die Neuregelung eine deutliche Entlastung“, lobt denn auch der Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI).

Bislang wurden elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn sie mit einer qualifizierten digitalen Signatur ausgestattet waren oder per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wurden. Kein Wunder also, dass bislang nur etwa fünf Prozent des gesamten Rechnungsvolumens in Europa auf dem elektronischen Weg abgewickelt wurde.

Künftig kann der Rechnungssteller frei entscheiden, wie er eine Rechnung senden will – wenn der Empfänger dem gewählten Weg zugestimmt hat. Für die Unternehmen ergeben sich Einsparpotenziale nicht nur bei den Druckkosten oder beim Porto, sondern auch durch eine stärker automatisierte Rechnungsbearbeitung.

Die Rechnung kann künftig mit jeder beliebigen Software und jedem beliebigen Medium erstellt werden. „Das kann direkt in einer E-Mail erfolgen oder mit einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm, datenbankgestützt oder sogar mittels eines Smartphones“, erklärt Stefan Groß, Steuerberater bei Peters Schönberger & Partner in München. Alle unterschiedlichen Formate seien geeignet, eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes darzustellen. „Davon unabhängig ist die Form der elektronischen Übermittlung“, stellt Groß klar. Die Rechnung könne per E-Mail oder Computer-Fax verschickt oder etwa als Web-Download angeboten werden. „Bei aller Euphorie über die Erleichterungen dürfen die Unternehmen aber nicht übersehen, dass auch nach den neuen gesetzlichen Regelungen die Authentizität und die Integrität einer Rechnung gewährleistet sein müssen“, warnt Groß.

Zugelassen sind nur Verfahren, die die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Die Einhaltung dieser Kriterien muss – so erläutert das Bundesfinanzministerium – durch ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft“ sichergestellt werden. Hier sehen Experten noch viele ungeklärte Fragen.

„Es bleibt abzuwarten, welche Ansprüche die Finanzverwaltung an das geforderte Kontrollverfahren stellen wird“, sagt Solveig Wickinger, Steuerberaterin bei der Kanzlei Trinavis in Berlin. Sie warnt davor, die Neuregelung überstürzt anzuwenden und damit den Vorsteuerabzug zu gefährden. „Elektronische Rechnungen müssen verlässlich anerkannt werden, um mögliche Überraschungen in der Betriebsprüfung von vornherein auszuschließen“, fordert auch Berthold Welling, Leiter der Abteilung Steuern und Finanzpolitik des BDI. Deshalb gehörten die Klarstellungen aus der Gesetzesbegründung auch in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. „Dies würde die notwendige Rechtssicherheit gewährleisten“, sagt Welling. Und nur so sei die Voraussetzung dafür geschaffen, dass die Entlastung für die Unternehmen tatsächlich erreicht werde.

Der Steuerpflichtige sollte unbedingt den Rechnungsprüfungsprozess dokumentieren, rät Steuerberater Groß. „Abweichungen von diesem Prozess wie fehlende Reklamationen oder nicht in Anspruch genommene Skonti könnten den Betriebsprüfer künftig dazu veranlassen, die Wirksamkeit des Prozesses anzuzweifeln und den Vorsteuerabzug in Zweifel zu ziehen.“

Auch die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung hält einige Tücken bereit. Denn für die Dauer der gesetzlichen Frist – in der Regel zehn Jahre – muss die Originaldatei erhalten bleiben. Ein Papierausdruck der elektronischen Rechnung ist also nicht zulässig. Steuerberaterin Wickinger sieht hier eine Hürde besonders für kleinere Unternehmen: „Wer über kein entsprechendes Archivierungssystem verfügt, müsste extra eines einführen und die Kosten dafür tragen.“

Die Neuregelung wird nach Angaben des Finanzministeriums wie geplant ab Juli gelten – auch wenn sie durch das verzögerte Steuervereinfachungsgesetz erst später im Bundesgesetzblatt verkündet wird.



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(Quelle: STRATEGAM Redaktion/Handelsblatt)