Nie wieder Ärger bei der Betriebsprüfung: So gehen Sie bei der Rechnungsstellung auf Nummer sicher

Wer schon einmal einen Betriebs- oder Steuerprüfer im Haus hatte, weiß: Bei der Umsatzsteuer kennt der Fiskus kein Pardon. Falsche oder unvollständige Rechnungsangaben gefährden den Vorsteuerabzug, genauso wie Verstöße gegen formale Vorschriften. Unternehmerischer Mut zur Lücke ist hier also mehr als unangebracht – und das gilt nicht nur für die Ansprüche, die Sie an eingehende Rechnungen stellen, sondern genauso für die Rechnungsstellung an Ihre Geschäftspartner.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Besonders Kleinunternehmer können viel Zeit und Aufwand sparen, indem sie die für Rechnungsbeträge unter 150 EUR geltenden vereinfachten Vorschriften für die sogenannte Kleinbetragsrechnung berücksichtigen. Denn gemäß § 33 UStDV müssen Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 150 EUR inklusive der Umsatzsteuer nicht übersteigen, nur einen Teil der ansonsten nötigen Angaben enthalten.

Welche Angaben sind wann zu machen?

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens können in der Kopf- oder Fußzeile genauso wie rechtbündig über dem Rechnungstext erscheinen.
Wenn das Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist, muss der "Name" aus mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Nachnamen des Unternehmers bestehen. Bei Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, muss "Name" aus der im Handelsregister eingetragenen Firma und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Nachnamen des Geschäftsführers bestehen – im Beispiel durch die Kopfzeile gegeben. In diesem Fall sollte auch die HRB – Nummer aufgeführt werden.
Die Adresse des Rechnungsstellers muss in jedem Fall vollständig angegeben werden.
Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers und wird in der Regel zusammenhängend mit der Anschrift des Rechnungsstellers angegeben. Bei Kleinbetragsrechnungen ist diese Angabe nicht verpflichtend.
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers sind nur bei Beträgen über 150 EUR obligatorisch.

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Auch die Rechnungsnummer kann bei Kleinbeträgen ausfallen. Andernfalls muss sie zwar streng genommen nicht fortlaufend sein, muss aber einem Nummernkreis zugeordnet werden können. Dies ist bei numerischer Zuordnung am einfachsten nachvollziehbar und erspart bei der Steuerprüfung Zeit und Nerven. Ein einfaches Nummerierungssystem ist deshalb empfehlenswert. Zu beachten ist auch, dass jede Rechnungsnummer nur einmalig vergeben werden darf.
Die Nettobeträge sind gegebenenfalls nach den für sie geltenden Steuersätzen aufzuschlüsseln, schon allein deshalb ist eine Auflistung mit Einzelpreisen angebracht. Außerdem müssen Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Leistungen im Einzelnen aufgezählt und mit den handelsüblichen Bezeichnungen versehen werden. Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen!
Die Angabe des nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Netto-Entgelts ist bei Rechnungsbeträgen von über 150 EUR Brutto verbindlich. Die Gesamtpreise für einzelne Posten werden in der Regel zunächst zu Nettoposten zusammengefasst und dann zum
Gesamtrechnungsbetrag (Netto) summiert.
Während der Steuersatz immer zu nennen ist, kann die Angabe des Steuerbetrages selbst bei Kleinbetragsrechnungen entfallen. Bei einer Steuerbefreiung muss, unabhängig vom Rechnungsbetrag, ein Hinweis darauf gegeben werden, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Aussteller unter die Kleinunternehmer-Regelung fällt.
Der Rechnungsbetrag Brutto ergibt sich aus dem Rechnungsbetrag Netto zuzüglich aller Steuern.
Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts muss auch dann aufgeführt werden, wenn es mit einem genannten Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist!

Was tun, wenn schon Fehler unterlaufen sind?

Theoretisch besteht Anspruch auf eine nachträgliche Korrektur der Rechnung durch den Aussteller (zum Gesetzestext >>>). Hierbei gilt natürlich, dass der Verwaltungsaufwand umso größer wird, je mehr Zeit seit der Rechnungsstellung vergangen ist. Immerhin müssen die Änderungen nicht nur in der eigenen, sondern auch in der Buchführung des Geschäftspartners vorgenommen werden! Deshalb ist es auch umgekehrt ratsam, eingehende Abrechnungsdokumente auf „Finanzamts-Kompatibilität“ hin zu prüfen.

Als letzte Notlösung bei misslungenen Rechnungen kann man versuchen, diese als Belege betrieblicher Aufwendungen anerkennen zu lassen. Denn während der Fiskus beim Vorsteuerabzug in der Regel sehr streng ist, lässt er unvollständige Belege oft als Aufwands-Nachweis durchgehen – das liegt insbesondere daran, dass es im Einkommens- und Gewerbesteuerrecht keine speziellen Vorschriften über die Formerfordernisse von Ausgabenbelegen gibt. Hier gilt der vage gesetzliche Anspruch, „in der Gesamtschau glaubhaft zu machen“, dass es sich um einen betrieblichen Aufwand gehandelt hat.

Die häufigsten Rechnungs-Irrtümer

Lassen Sie sich nicht beirren. Viele der Rechnungen, die Sie als Unternehmer in den Händen gehalten haben, enthalten unnötige Angaben. Hier eine Berichtigung der häufigsten Rechnungs-Irrtümer:

Eine Rechnung muss nicht auch als „Rechnung“ bezeichnet werden. Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.
Rechnungen müssen nicht unterschrieben sein.
Auch bei Dienstleistungen ohne klaren Termin oder Lieferdatum muss eine ausdrückliche Angabe des Liefer- oder Leistungstermins gemacht werden. Im Notfall reicht hier die Angabe des Monats aus.

Möchten Sie mehr zum Thema erfahren oder benötigen Sie Hilfe bei der Ausstellung oder Korrektur Ihrer Rechnungen? Oder möchten Sie auf elektronische Rechnungsstellung umsatteln? Unsere Berater stehen Ihnen gerne zur Seite.

Informationen über das STRATEGAM Beraternetzwerk und seine Leistungen unter www.strategam.de oder telefonisch unter +49(0)211.75 84 859-21.

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(Quelle: STRATEGAM Redaktion)

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