Bürotipp Visitenkartenscanner - So verwalten Sie Ihre Messe-Kontakte schnell und einfach.

Abschreiben nervt. Das gilt zum Beispiel für das Übertragen von Visitenkarten-Daten in Outlook oder andere digitale Adressbücher. Und besonders, wer als Unternehmer häufig Messen besucht, kommt nicht nur mit wertvollen Kontakten, sondern auch mit viel lästiger Schreibarbeit am Hals nachhause. Die Lösung für dieses Problem sind spezielle Scanner.

Das Arbeitsprinzip der etwa 70 bis 170 Euro teuren Scanner ist einfach: Die Karte wird in einen Schlitz gesteckt, vom Gerät durch die Scanneinheit gezogen und dabei beidseitig abgescannt. Via USB-Kabel werden die Daten an den PC oder das Notebook weitergeleitet, auf dem die vom Hersteller mitgelieferte Software aus den Informationen einen Datensatz erstellt. Die meisten Modelle fertigen innerhalb von drei Sekunden einen Farbscan der eingelegten Visitenkarte an. Anschließend schleust die mitgelieferte Software die Daten in ein digitales Adressbuch. Per Drag & Drop lassen sich darüber hinaus Kontaktdaten aus Mails und anderen digitalen Texten erfassen. Abgelegt in der Kontaktmanagement-Software, können die Daten auf einfache Weise kategorisiert und sortiert sowie mit E-Mail-Programmen und mobilen Geräten synchronisiert werden.

Das Einlesen der Karten selbst geht schnell, und bei Standard-Visitenkarten ohne ausgefallenes Design ist die Trefferquote sehr hoch. Es empfiehlt sich allerdings in jedem Fall, die erfassten Daten zu kontrollieren und nötigenfalls zu korrigieren. Wer – übertrieben gesagt – nur zehn Visitenkarten pro Jahr sammelt, braucht dafür kein spezielles Gerät. In einem solchen Fall tut es womöglich auch der Flachbettscanner, der sowieso in jedem Büro steht. Damit dauert das Scannen aber deutlich länger. Hinzu kommt: Unter Umständen muss die Karte zweimal in den Scanner – für die Vor- und die Rückseite. Außerdem braucht es zum Auslesen der Informationen ein Programm, das sich der Nutzer gegebenenfalls noch besorgen muss. Besitzer eines Smartphones haben mit dem Ich-kann-fast-alles-Handy das technische Hilfsmittel zum Scannen von Visitenkarten schon in der Tasche. Für Mobiltelefone mit dem Betriebssystem Android gibt es zum Beispiel die kostenlose App „Cam Card“. Für das iPhone 3GS kommt der „Business Card Reader“ infrage.

"Den Visitenkartenscanner haben wir erstmals im Rahmen eines Marketing-Beratungsprojekts für einen unserer Kunden auf einer von der BAFA geförderten Messe (70% Zuschuss) eingesetzt", so Harald Rauh, STRATEGAM Regional Director für die Bundesländer Bayern und Baden Württemberg. "Der Vorteil zeigt sich dann, wenn Sie auf einer Messe 300 Visitenkarten einsammeln und diese im Rahmen der Messenachbereitung (Follow up) anschreiben wollen." Seinen Kunden empfiehlt Rauh übrigens aufgrund der guten Erfahrugen und hoher Förderquoten immer die Liste der förderfähigen Messen (CeBIT, EUROGUSS, Heimtextil, boot, Paperworld, fish international, FIBO, Industrial Automation/HANNOVER MESSE, drupa, etc.) mit einem Berater auf die Förderfähigkeit hin zu analysieren und die Messe zum Einsammeln von potentiellen Kontakten zu nutzen. Mit der richtigen Ausstattung mache der Messebesuch dann auch im Nachhinein noch Spaß, so Rauh.

TIPP BAFA Messeförderung: Förderfähig sind die vom Messeveranstalter im Rahmen des Gemeinschaftsstandes in Rechnung gestellten Kosten für Standmiete und Standbau. Von diesen förderfähigen Kosten hat der Aussteller nur einen Eigenanteil von 20 % bzw. 30 % zu übernehmen. Eine Liste der förderfähigen BAFA Messen 2012 gibt es hier >>>

Informationen über das STRATEGAM Beraternetzwerk und seine Leistungen unter www.strategam.de oder telefonisch unter +49(0)211.75 84 859 21

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(Quelle: Focus.de/STRATEGAM Redaktion)