Vorsteueranspruch: So bestehen Sie die Betriebsprüfung

Für viele Unternehmer ist es ein Schreckensmoment, wenn die schriftliche Anordnung zur Betriebsprüfung ins Haus flattert. Denn nun zeigt sich, wer über die Monate seine unternehmerischen Hausaufgaben gemacht  und eine saubere Buchführung betrieben hat. Denn insbesondere wer keine korrekten Eingangsrechnungen vorweisen kann, riskiert seinen Vorsteueranspruch zu verlieren - eine teure Steuerfalle! Rettungen in letzter Minute sind selten möglich, Schadensbegrenzung aber wohl - insofern sich der "Schaden" der Unordung in Grenzen hält. Hier die wichtigsten Informationen und Tipps rund um die Betriebsprüfung.

Zeitpunkt und Ankündigung
Jede Betriebsprüfung muss in Form einer schriftlichen Prüfungsanordnung mindestens 14 Tage im Voraus angekündigt werden; in Großbetrieben 4 Wochen vorher. Dabei wird neben dem Prüfungstermin auch der Zeitraum mitgeteilt, über den sich die Prüfung erstreckt. Ein Verschieben ist nur in nachzuweisenden Ausnahmen möglich - dies wäre beispielsweise eine wichtiger, langfristig geplanter Auslandstermin oder die Teilnahme an der Branchen-Leitmesse. Hierfür muss ein schriftlicher Antrag gestellt werden.

Welche Unterlagen werden geprüft?
Grundsätzlich sind für den Prüfer alle Unterlagen aus der Buchhaltung interessant, die den angesetzten Prüfungszeitraum betreffen, also Dokumente der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, der gesamte Rechnungsein- und ausgang sowie Sach- und Personenkonten, außerdem Fahrtenbücher, Kassen und Bankbelege. Außerdem wichtig sind die Jahresabschlüsse; unter Umständen könnten auch bestimmte Urkunden, Verträge oder Policen von Interesse sein. Es ist hierbei unwesentlich, ob die Unterlagen physisch oder digital zur Verfügung gestellt werden. Falls elektronische Dokumente geprüft werden, darf der Finanzbeamte dazu aber keine eigenen Auswertungsprogramme auf Ihren Firmencomputern anwenden und muss Ihnen den Datenträger in der urprünglichen Form wieder zurückgeben.

Der Prüfungszeitraum
Nach Nach § 4 Abs. 3 BpO sind bei Betrieben, die keine Großbetriebe sind, in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume zu prüfen, es sei denn es liegen Betrugsverdacht oder Änderungen der Besteuerungsgrundlage vor. Auf dieses Recht müssen Sie sich vorm Prüfungstermin schriftlich berufen. Während der Prüfung können Sie für Einhaltung sorgen, indem Sie sensible Daten unzugänglich aufbewahren oder mit einem Passwort sichern.

Wo findet die Prüfung statt?
Eine Betriebsprüfung wird grundsätzlich in den Firmenräumen selbst durchgeführt. Ausnahmen sind selten und bedürfen besonderer Umstände.

Die Rolle des Steuerberaters
Kontaktieren Sie in jedem Fall Ihren Steuerberater. Nach einem Erstgespräch sollte dieser auch unbedingt in die Firma kommen, um Ihre Unterlagen zu sichten und sich Überblck über Ihre Abläufe zu verschaffen. Der Berater kann auch bei der Prüfung selbst anwesend sein. Dies sollten Sie dem Ihnen zugeteilten Steuerprüfer allerdings vorher mitteilen und begründen, warum seine Anwesenheit sinnvoll ist - beispielsweise um besondere Vorgehensweisen im Detail zu erklären. Falls die Anwesenheit des Beraters nicht akzeptiert wird, fordern Sie bei schwierigen Fragen eine Bedenkzeit ein und beraten sich mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie antworten.

Der Abschlussbericht
Im Abschlussbericht werden Ihnen steuerliche und finanzielle Ergebnisse und Folgen der Prüfung mitgeteilt sowie die endgültigen Steuerbescheide zugesandt. Sie haben die Möglichkeit, gegen die Ergebnisse Einspruch zu erheben.

TIPP: Wie sichere ich meinen Vorsteuerabzug?
Prüfer achten im Rahmen Ihres Vorsteueranspruchs besonders auf den Rechnungseingang (Lieferanten-Rechnungen) und hierbei darauf, dass der Leistungszeitpunkt, Leistungsinhalt sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer angegeben sind. Zudem muss die Rechnung des Lieferanten im Original vorliegen - pdf Dokumente genügen hier nicht. Es reicht aber aus, wenn der Lieferant den Kalendermonat angegeben hat, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Ist das Rechnungsdatum auch das Datum, an dem die Leistung erbracht worden ist, reicht der Hinweis „Rechnungsdatum = Leistungsdatum“ aus.

Zudem sollten sie bei den Eingangsrechnungen kontrollieren, ob die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist. Für die Prüfung verwenden Sie:

• den Multiplikator von 6,54 % (6,5421) für den Steuersatz von 7 und 15,97 % (15,9664) für den Steuersatz von 19% und erhalten den Betrag der Umsatzsteuer,
• den Divisor von 1,07 beim Steuersatz von 7 % und 1,19 beim Steuersatz von 19 % und erhalten den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer (der Divisor ist genauer als der Multiplikator),
• bei einem Steuersatz von 7 % die Formel „Bruttobetrag : 107 x 7“ und bei einem Steuersatz von 19 % „Bruttobetrag : 119 x 19“ und erhalten die Umsatzsteuer.

Wenn Sie einen neuen Steuerberater oder ein (Online)-Buchführungsbüro suchen, wenden Sie sich an Ihren STRATEGAM Berater vor Ort: "Immer zum Jahreswechel ist eine Überprüfung des Preis-Leistungsverhältnisses sinnvoll und ein Wechsel der Buchführung möglich. Im Einzelfall kann der Unternehmer so bis zu 10.000€ an Steuerberaterkosten im Jahr einsparen," weiss Harald Rauh, Regional Director der STRATEGAM, aus der Praxis zu berichten.

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